超级整理术 工作效率 是整理出来的【读书】【整理】【管理】

超级整理术工作效率是整理出来的【读书】【整理】【管理】作者:**正人著

孙曼译出版社:中国友谊出版公司编辑推荐上班族最需要的工作技能史上最超

值的整理术能够解决85的工作失误日本杠杆系列畅销书作者本田直之大力推荐

如果您经常有这些烦恼:办公桌上总是乱成一团电子邮箱内堆满邮件却不知所

措经常把文件和资料弄丢面对重要工作却无法集中精力工作上总是喜欢拖拉明

明在拼命工作却得不到老板认可工作太忙没有太多的时间花在学习和兴趣爱好上

那么推荐您阅读此书。所有问题将迎刃而解内容简介超级整理术是一种不依靠卓

越的才能和坚强的意志力不依靠高学历不依靠超强的记忆力只要按设定的规则去做

就人人都可以做到的让工作效率大幅度提升的简单工作方法。它整理的对象是纸质

文件、办公桌、电脑文件、邮件、大脑信息、时间。整理的目的是为了提高工作效

率。通过整理您会变得思路清晰工作更有实效工作之余有更多的时间可以自由支

配。作者简介他同时经营不动产门户网站、咖啡店等5家企业每年读书300本以上

经常去听讲座、上英语口语班、打高尔夫每个月都去海外视察旅行演讲经常在世界

各国举办公益性讲座和研讨会写出了多本畅销书。他1974年出生于日本横滨获得麻

省理工大学斯隆商学院行政管理硕士学位设立了日本最大的独立金融教育机关--日

本金融学习株式会社与朋友共同创建了海外日本人商业网JBN。他著有《理财素养》

《超级工作法》《金钱的大脑训练》《成功投资力的磨练方法》等畅销书。在日本

广受欢迎。今天他西渡中国专为你我提高工作效率而来。他叫泉正人。目录前

言第一章为什么我们需要整理第一节整理的目的是为了提高工作效率以高效

工作为目的并且实践性很强的整理术第二节不擅长整理会拖事业的后腿不擅长

整理人群的常见倾向整理不需要能力哪些人适合读此书呢只要进行整理

就不会白做功整理的效果多出来的时间该如何利用整理时尝试引进设计

规则理念第三节超级整理术的内容整理的对象是什么只要设计了规则不需

要记忆力规则越简单越好赶紧开始整理吧第二章关于文件和办公桌的整理

第一节如何利用整理术创造出最好的工作环境把时间花在找东西上很可惜不

要花费时间去记东西放在哪里了学会扔东西吧用后归还原位很重要尽量

不打印纸质文件第二节及时整理资料是为了有效利用信息文件分为正在办理状

态和保存状态正在办理文件和需保存文件的整理方法统一大小和形状把

正在操作中的文件放进透明文件夹中托盘的使用方法重要的已办文件用大文

件夹保管需要暂时保管的东西第三节使办公桌成为舒适的工作场所合理配

置办公桌上的空间有时可以不收拾第四节关于书籍、杂志与名片的整理已读

完的书做好摘录把有用的内容剪下来后杂志就可以扔了定期整理名片第五

节再次弄清楚整理的目的仔细想想整理的目的第三章关于电脑与电子邮件的整

理第一节充分使用电脑的功能这个时代IT知识很重要把电脑当作自己的外

脑把信息集中在一台电脑内笔记本电脑里该存些什么用谷歌桌面搜索信

息第二节管理电脑内信息时也用超级整理术文件夹要大致分类文件的命名

很重要桌面要整理清爽为正在办理的文件设一个文件夹放在桌面上备份

资料也要整理好以降低风险第三节输入信息时也要制定规则信息靠量取胜应大

量吸收博客的最新信息用RSS订阅收集定期阅读杂志收集信息阅览电子

杂志时用别的软件收集信息时要确定主题用EMemoPad摘录信息用TODO

记录需要定期回顾的信息会议记录的整理也应制定规则使之更有使用价值用

日经Telcom21收集报纸上的信息第四节邮件也用超级整理术迅速处理邮件只

读一遍然后立即回复早回复对方也会尽快处理已读邮件用分类项目进行整理

第四章关于大脑信息的整理第一节忙碌时脑中一片混乱不确定的事项太多的话

大脑容易混乱把头脑清空吧第二节把将要做的事全部记录在TODO上事无

大小尽量多记录在TODO上用OUTLOOK管理TODO第三节争取把工作委托给

他人将工作委托他人时的参考基准是小时工资第四节用检查目录进行整理会更

高效无论谁都适用的规则第五节开会也要设定规则全体参会人员都应知晓

会议议题当场做好会议记录并发送给参会人员第六节用规则来判断开展一项新

事业的可能性用检查目录来整理新创意第七节规则要彻底执行并持续遵守

如何才能彻底执行并持续遵守第八节提高积极性的措施第五章关于时间的整理

第一节用超级整理术改变时间的性质时间的性质发生了变化第二节利用TODO

整理时间设定定期工作任务创意也要保存进TODO规则也要保存进

TODO根据TODO不慌不忙地开展工作有效利用空暇时间第三节创造可以

集中注意力的环境一定要有能够努力工作的时间段第四节打电话也要提高效率

第五节不要把工作日与休息日分开考虑后记在线试读部分章节第二章关于文

件和办公桌的整理第二节及时整理资料是为了有效利用信息我们身边会有很多纸

质文件如:企划书和提案书、参考资料、合同、账单、宣传册等等这些是我们办公环

境的重要组成部分。无论电脑和无纸化办公多么普及信息流通仍然离不开这些纸质

文件。所以如何科学地收纳它们是一项重要的整理技能。但也无需考虑得太复杂。

凡是过于复杂的事一般都很难坚持整理也一样为了不半途而废我介绍的整理术都很

简单。先准备下列几样工具吧:①托盘②透明文件夹③口袋式的透明文件夹④

小文件柜或抽屉式的小信箱⑤大纸盒有了这些工具再分三个步骤进行整理只要您

迈出第一步后面就很简单了。文件分为正在办理状态和保存状态文件一般可分为

两类:正在办理状态:与目前手头工作有关的、或是看过后决定保留的文件。已办、

需保存状态:已处理完毕、但仍需要保存的文件如合同、发票等。也就是说正在办

理的文件等到办理完毕后要么变成第二种状态即需要保存起来要么就应及时丢弃。

整理时最基本的步骤就是---首先把文件大致分为以上两类。正在办理的文件因为使

用频率高应尽量摆放得离手边近一点以方便随时拿到。文件用完后应及时存放存放

时也应尽量使用透明文件夹这样可以对文件内容一目了然。而那些已办好、需保存

起来的文件因为不常用建议放进书橱或纸箱内保存。如果放进大文件夹保存的话应

在文件夹侧面贴上标签标上内容做到一目了然。只要做到上述几项就可以说达到了

整理的效果可以确保您工作时需要的物品都集中摆放在您手边了。 正在办理文件?

托璞４嫖募 整理方法 我自己工作时喜欢用两层的小托盘和透明文件夹来存放正

在办理文件。 每收到一份新的文件我就把它放在小托盘的上层能办理的尽快办理办

完就处理掉没办完就先保存起来。 正在办理的文件我喜欢把它们保存在透明文件夹

内因为透明文件夹既便于携带又一目了然。这些文件夹也应尽量放在办公桌的附近

以便于伸手就能拿到。 关于已办好、需保存的文件我也把它们大致分为三类: ①近

期需要用到的 ②需要存放起来的 ③不知以后是否需要暂且保存起来的 对我来说

近期需要用到的东西包括经营数据统计表、市场统计表、企划书等等。也包括眼下

暂时用不到但下个月或几个月以后将要用到的文件这些我都会放在透明文件夹内。

需要存放起来的文件包括合同、发票等重要文件我会把它们按类别分别放进口袋式

透明文件夹内保管。一些较少用到的文件我会把它们按内容分类如企划书、请求书

等放进抽屉里保管。 不知以后是否需要暂且保存起来的文件往往和工作有关现在不

需要但不知哪天也许会用上这类文件因为平时用得不多所以没必要整理得很细只需

要把它们保存在文件夹中用纸箱装起来就可以了。到了年底大扫除时越是箱子下面

的文件越可以先丢弃。 至于那些既不属于正在办理、又不属于需要保存的文件直接

处理掉就可以了。 统一大小和形状 文件、发票等有各种大小和形状一般来说用A4

纸打印的文件最多邮件有明信片大小的一些项目的详细进度表往往是用A3纸打印

的。 我建议尽量把文件统一成A4纸那样大小比较好如果文件大小不一看上去会不

整齐还很容易弄丢。比如一些大尺寸的文件中常常会夹杂着小纸页不小心就会把小

纸页弄丢。再说购买用于整理的文件夹时如都是A4尺寸的也比较统一还可以节约成

本。 实在有大尺寸的资料就把它复印成A4尺寸再保存吧。从杂志上剪下来的信息、

或是写在小记事本上的内容如果比A4小我建议要么把它们输入电脑要么用订书机

订在A4纸上。 我个人很喜欢用订书机不光在把文件装订成册时用想把一些小纸页

固定到A4纸上时我一般不用胶水而是用订书机一订就好了。 我还建议把大文件夹

的颜色也统一起来吧。比如说蓝色的用于存放预算类的黑色的用于存放资料类的这

种方法很有效。但如果颜色种类太多连本人都想不起来某种颜色代表什么内容时那

就失去意义了。 总之规则要简单到不费脑子的程度才是最好的。 把正在操作中的

文件放进透明文件夹中 对于正在办理中的文件最好的整理工具就是透明文件夹。既

不需要把文件装订起来必要时又可以在桌上摊开不需要时随时可以丢弃如需加上新

的纸页也很方便无色、透明的文件夹最好用。 正在办理的文件最好根据项目分开保

存只要是和这个项目有关的东西统统放进去如一个放不下时可分为几个摆放或使用

那种有透明口袋的大文件夹也可以。 使用透明文件夹时如注意到以下细节就更好了:

1给透明文件夹加上封面 封面可用A4纸上面写清项目和合作方名称以及开始日期

最好用6位数如080801这样的话就算有很多类似的文件夹也不容易弄错。 所谓封面

也就是夹进此文件夹最上面的那张纸用WORD文档的固定格式打出来放进去就可

以了我因为经常用到所以把这个固定格式的模板保存在电脑的桌面上了。当然有时

没有封面也能知道其中的内容但毕竟有封面的话可以对内容一目了然也不必再一一

翻看因为那些翻看的时间也算是白白浪费掉的。为了减少时间的浪费请给透明文件

夹里的内容加上封面吧。 2保管在大文件夹内 透明文件夹建议竖着放进大文件夹内

进行保管因为会频繁用到所以就把它们摆放在办公桌附近吧如文件柜上等。 要是办

公桌附近没有摆放的地方也可以把大文件夹整个地放进办公桌的抽屉里。 把透明文

件夹放进大文件夹时如果数量不多也就无所谓什么顺序如果数量比较多的话为了避

免日后找起来麻烦就需要进行适当的分类。 比如说有一种方法叫作使用频度分类法

此分类法很有名野口悠纪雄先生的《超整理法》一书中也有过介绍。 其实做起来很

简单就是凡取出一份文件还原时都从左侧摆放其结果是使用频率高的文件都集中在

左侧。 如果大文件夹都摆满了就可以把位于右侧的、使用频率低的文件归为已办理、

需保存的那类或直接处理掉。 不过别忘了上述方法只适用于正在办理的文件平时基

本用不到的已办理、需保存类文件最好还是按项目或内容进行分类然后按照五十音

图的顺序排列起来比较好。 托盘的使用方法 请求书、合同、企划书以及准备仔细

阅读的邮件等最好用双层托盘来摆放。页数很多的话可放进透明文件夹中因为都是

近期要处理的文件所以托盘应放在办公桌上显眼的地方。 双层托盘的上层放新文件

下层放旧文件。具体的顺序就是新到文件--保留文件--待办文件--已办文件总之是按

照时间来排序的。 新到文件指那些刚收到的文件或传真等等明显没有用的就丢弃剩

下的先放进托盘上层等有空时再办理。办理时如果遇见一些问题无法马上办完时就

把它们放进保留文件的托盘里去吧。 重要的已办文件用大文件夹保管 整理那些已

办、需保存的文件最有用的工具就是大文件夹。大文件夹既有有固定页数的也有插

孔型、可调节页数的我一般用可自由调节页数的大文件夹。 使用这种大文件夹的几

个要点是 1放进大文件夹的替换用纸我推荐使用一些著名品牌的半袋系列它的价格

虽比一般产品贵一点但特别好用。当放入多份文件时很容易确认后面文件的内容。 2

在大文件夹的侧面加上标签比如说关于我所拥有的公寓大楼的资料我就在所有大文

件夹的侧面全部按照登记册、合同、租赁者资料等分类注明。 关于标签中的项目名

称与顺序如A公寓与B公寓即使是两套不同内容的资料也应相互统一这样找起来会

更加方便。 有一种专门打印不干胶目录条的机器只要把信息登记在内它就会按顺序

打印出所需要的目录或标签。 3按五十音图顺序排列 如果说存放着正在办理类文件

的透明文件夹按照时间顺序排列比较好的话那么已办理需保存文件建议按照五十音

图的顺序排列。 当然根据业务内容和文件种类也有其他比较好的分类方法可以根据

自己的需要选择最合适的一种。 关于分类方法主要有以下几种: 按五十音图分类

按项目分类标明某某项目或某某企划 按内容分类如报价表、工作日程表等 按

客户名称分类 按日期分类 但并不是说一旦决定按五十音图分类就必须全部按照

五十音图分类也可以有例外。 比如说一般文件按照五十音图分类仅仅把合同书等特

别重要的资料放在较为特殊的地方总之应灵活一些要记住分类的目的是使自己工作

起来更方便。 决定分类方法时应以是不是能立刻找到、还原时是否方便 、是否便

于拿出来等原则为基准也应注意不要过度分类。 需要暂时保管的东西 办理完的文

件、没必要放进大文件夹里的文件都应及时丢弃。对于不知是否还有用、先保管起

来再说的文件我喜欢用纸箱来保存。 一般放进纸箱的文件基本都是不会再翻看的只

能说是为了预防万一才保存起来的。这些文件到了年底大扫除时就一并丢弃了吧。

我觉得保存期为一年就足够了如果觉得一年或许会用到一次的资料第二年却根本没

用到的话也尽快丢掉吧。