1.2 公文的通用格式

图1-14 发文字号格式（上行文）

联合行文时使用主办机关的发文字号。

发文字号用三号仿宋体，“签发人”三个字用三号仿宋体，具体姓名用三号楷体。

形式：发文机关代字+〔年份〕+发文顺序号（见表1-6）。

发文机关代字：机关代字+“发”“字”“函”“电”等。

年份用六角括号括起来，省略“年”字，如“〔2022〕”。

发文字号是发文机关一年内的发文顺序，不补虚位，例如，第三份文件应该是“3号”，而不是“03号”。

企业可以自拟代字，比如，“恒司人字〔2022〕5号”指2022年恒太公司人事部发出的第五份文件。

表1-6 发文字号格式

1.2 公文的通用格式

（6）签发人

相关要求如下。

上行文要标注签发人，以便上级机关询问。签发人指发文机关主要负责人。

签发人在发文机关下空两行，右空一字，在发文字号同一行右侧对称位置，发文字号在左侧空一字位置。

形式：签发人+全角冒号+签发人姓名。

一行最多放两个签发人，当签发机关多于两个时，需要换行，每行签发人姓名的第一个字要对齐，发文字号和最后一个签发人姓名在同一行（见表1-7）。

签发人姓名之间空一字，姓名若是两个字，中间应空一字。

表1-7 签发人格式

1.2 公文的通用格式

3.主体

主体的要素包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、印章、成文日期、附注、附件，用一条和前面红色分隔线等宽的黑色分隔线与版记隔开（见图1-15）。

（1）标题

相关要求如下。

在红色分隔线下空二行的位置居中排列。

用二号小标宋体。

1.2 公文的通用格式

图1-15 主体各要素

完整形式为“发文机关+关于+事由+文种”，实际使用时既可以使用完整形式，如“××公司关于新产品的营销方案”，也可以只有事由和文种，如“关于×××同志任命的通知”，或者只有发文机关和文种，如“中华人民共和国主席令”，还可以直接写文种，如“通知”（见表1-8）。

表1-8 标题形式及示例

1.2 公文的通用格式

多单位联合发文时，各机关名称之间空一字。

事由部分出现多个机关或人名时，各机关名称、人名之间用顿号，不用空格。

发文机关不多于三个时，列出所有机关名称。

发文机关多于三个时，可以省略部分机关，用“等”字概括。

除了法律、法规、规章可以加书名号，标题中不可以使用其他标点符号。

标题较长时，可以分多行居中排列（见图1-16）。

1.2 公文的通用格式

图1-16 长标题的各种排列方式

（2）主送机关

相关要求如下。

在标题下空一行居左顶格写；如果主送机关多到一行写不下，回行时仍然要顶格写。

用三号仿宋体。

形式：主送机关+全角冒号。

用全称或规范化简称或同类型机关统称，如“各区、县政府”。

主送机关一般按重要程度排序。

同类型机关之间用顿号，如“各省、自治区、直辖市人民政府”；不同类型机关之间用逗号，如“中央和国家机关各部委，各单位，各人民团体”。

除了直接面向社会的公告、公报、通知等，一般公文都要写主送机关。

上行文原则上只能有一个主送机关。

（3）正文

正文是公文的主要部分，用来表达发文机关的主要意图。相关要求如下。

在主送机关的下一行写正文，每个自然段首行缩进两个字，各自然段之间不空行。

正文部分的标题最多分为四级，即“一、”“（一）”“1.”“（1）”，依次用黑体、楷体、仿宋体、仿宋体（见图1-17）；如果不够四级，一般使用一级和三级标题，可以跳用，不能逆用。

正文用三号仿宋体。

涉及附件时应加括号注明，如“（见附件）”或“（附后）”等。

1.2 公文的通用格式

图1-17 正文各级标题字号

（4）附件说明

根据需要添加附加说明，既可以加，也可以不加。常见的附件说明有两类：一类是对正文的补充、说明或正文的参考材料，如图表、其他文字材料等；另一类是专门用来上报或下发的附件，包括“批转”“转发”“印发”的文件和随文颁发的制度、办法、规章等。

在正文下空一行写附件说明，左空两字。

用三号仿宋体。

形式：附件+全角冒号+附件名称。

附件名称后不加标点符号。

如有多个附件，用数字标注顺序号，顺序号后面用小圆点。

附件名称较长需换行时，应与上一行附件名称首字对齐（见表1-9）。

表1-9 附件说明格式

1.2 公文的通用格式

（5）发文机关署名

发文机关署名必须写全称或规范化简称。公文一般以发文机关名义签发，个别以领导人名义签发的文种应由本人在落款处签名或加盖签名章。

（6）成文日期

成文日期一般位于正文右下方，用阿拉伯数字写全年、月、日，不补虚位。例如，“3月”不用写成“03月”。

需要盖章的，右空四字（印章不能超出版心，要为印章预留位置）；不需要盖章的，右空两字。

会议通过的决定、决议，在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。一般公文以领导人的签发日期为准，联合公文以最后签发机关领导人的签发日期为准。

（7）印章

大部分公文都要盖章（见表1-10），少数特殊情况除外。

表1-10 盖章与不盖章的公文（部分）

1.2 公文的通用格式

①加盖印章的公文（发文机关署名位置由成文日期决定，成文日期位置由印章大小决定）

a.单独行文

在正文或附件说明右下方写发文机关名称、成文日期并盖章。

成文日期一般右空四字（给印章留出位置），上边缘距离正文或附件说明多少行由印章大小决定。只要能确保成文日期处于印章中心偏下的位置即可，印章上边缘与正文或附件说明的距离控制在一行内。

发文机关署名在成文日期的上一行，以成文日期为准，居中对齐（见图1-18）。

1.2 公文的通用格式

图1-18 盖章格式（单独行文）

b.联合行文

首排印章上边缘与正文或附件说明的距离控制在一行内。

最后一个印章要居中下压发文机关署名和成文日期。

两个机关联合发文时，印章上边缘对齐，相互不接触（见图1-19）。

1.2 公文的通用格式

图1-19 盖章格式（两个机关联合行文）

超过两个机关联合发文时，注意每排最多三个印章，两端不超出版心。印章之间不重叠、不接触，每个印章与对应的发文机关署名居中对齐（见图1-20）。

1.2 公文的通用格式

图1-20 盖章格式（超过两个机关联合行文）

发文机关署名排列顺序应与发文机关标志排列顺序保持一致。

②不加盖印章的公文

a.单独行文

在正文或附件说明下空一行写发文机关署名，再下一行写成文日期。

发文机关署名和成文日期的位置相对固定，整体上与边缘有两字的距离。

发文机关署名和成文日期的相对长度会影响二者位置。

当发文机关署名较短时，先确定成文日期的位置（右空两字），再确定发文机关署名的位置（见图1-21）。

1.2 公文的通用格式

图1-21 不盖章格式（单独行文且发文机关署名较短）

当发文机关署名较长时，先确定发文机关署名的位置（右空两字），再确定成文日期的位置（见图1-22）。

1.2 公文的通用格式

图1-22 不盖章格式（单独行文且发文机关署名较长）

b.联合行文

先写主办机关，再依次列出其余发文机关，其余发文机关与主办机关左右两端对齐。

发文机关署名和成文日期的相对长度会影响二者位置，相关要求与单独行文时一样（见图1-23和图1-24）。

1.2 公文的通用格式

图1-23 不盖章格式（联合行文且发文机关署名较短）

1.2 公文的通用格式

图1-24 不盖章格式（联合行文且发文机关署名较长）

其他格式与单独行文时一样。

③加盖签名章的公文

在正文或附件说明下空两行、右空四字盖签发人签名章。

在签名章左空两字写签发人职务。

签名章下空一行右空四字写成文日期（见图1-25）。

联合行文时，一个单位占一行，先盖主办机关签发人签名章，其余发文机关的签发人职务、签名章要与主办机关的签发人职务、签名章上下对齐。

1.2 公文的通用格式

图1-25 签名章格式

（8）附注

在成文日期的下一行左空两字写附注，用圆括号括起来，换行时要顶格写。

用三号仿宋体。

1.2 公文的通用格式

图1-26 附注格式1

1.2 公文的通用格式

图1-27 附注格式2

既可以说明传达范围，如“此件发至县级”“此件公开发布”（见图1-26）；也可以说明联系人和联系电话（见图1-27）。

（9）附件

附件既可以和正文装订在一起，也可以不和正文装订在一起。

“附件”两个字及附件顺序号在版心左上角第一行顶格写，用三号黑体。

附件标题在版心第三行居中位置。

其他格式参考正文。

4.版记

版记用一条黑色分隔线与主体隔开，这条分隔线与版头部分的红色分隔线等高等宽（高0.35mm，宽156mm），只有颜色不一样。

版记包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素。版记中其他要素与印发机关和印发日期之间需要添加一条细分隔线（高0.25mm，宽156mm）。版记中最后一个要素之下也有一条黑色分割线（高0.35mm，宽156mm），该分隔线与公文最后一页的版心下边缘重合（见图1-28）。版记必须写在偶数页上，即便公文很短，第一页就可以放下全部内容，版记也必须写在第二页。

（1）抄送机关

相关要求如下。

主送机关与抄送机关的格式一样，二者之间不加分隔线。

左右各空一字。

用四号仿宋体。

完整形式为“抄送+冒号+各抄送机关”，各机关之间用顿号（同一系统）或逗号（不同系统）分隔，换行时与冒号后的第一个抄送机关首字对齐，最后用句号结尾。

图1-28 版记各要素

各机关名称应该使用全称或规范化简称或统称。

按照上级机关、同级机关、下级机关的顺序排列。

（2）印发机关和印发日期

相关要求如下。

印发机关指公文的印制部门，不一定是发文部门。